Page 6 - EY-VG_Eylül_2020_v2

• Sadece PDF çıktısı ile kayıtlara alınan e-Faturalar Ne yapmak gerekiyor?

Yukarıda anlatıldığı gibi bazen e-Fatura alıcısına iletilememiş Aslında karşılaşılan hata ve sorunlar erken fark edilirse
ve bu durum e-Faturayı düzenleyen tarafından fark edilmemiş çözümleri çok basit. Ancak birçok hata maalesef üzerinden
olabiliyor. Firmalar özellikle ay, çeyrek, yıl sonlarında dönem ay(lar) ya da yıl(lar) geçtikten sonra fark ediliyor ve genelde
kapanışlarını yaparken aceleci davranabiliyorlar. e-Faturanın denetimlerde ortaya çıkıyor. Elbette ki çözümler sorun ya da
iletilememesi sorunu sonradan çözülür düşüncesi ile alıcı taraf, hataya göre farklılık gösterebiliyor ancak tümü için aşağıdaki
satıcıdan e-posta ile aldığı e-Faturanın PDF kopyası ile kayıtlarını önlemler alınabilir.
yapıyor. Sonrasında her iki taraf da e-Faturanın iletilmemesi
sorununu çözmeyi unutuyor. Bu durum belki satıcı için tahsilat • Dosyalarının doğrulanması
kaybına sebep olmuyor ancak e-Faturanın geçersiz olmasına,
dolayısıyla Ba-Bs listelerinin ve beyannamelerin yanlış olmasına Mümkünse oluşturulan ya da alınan e-Fatura dosyaları bir
sebep olabiliyor. yazılım yardımı ile doğrulanmalıdır. Elbette ticari hayatın hızı
içerisinde bu mümkün olmayabilir. Yine de utulmamalıdır ki
• e-Fatura dosyalarındaki format ve imza sorunları teknoloji çok ilerledi ve anlık kontroller ve denetimler sağlayan
sistemler kurulabilir. Eğer bu mümkün değilse en azından aylık
e-Faturanın alıcısına iletilmemesi anlık sistem kesintileri gibi olarak ya da beyanname dönemleri öncesi tüm gönderilen ve
çözümü basit hatalardan kaynaklanabildiği gibi daha yapısal alınan e-Fatura dosyalarının geçerliliği kontrol edilebilir.
sorunlardan da kaynaklanabiliyor (Schema/schematron
kontrollerinde alınan hatalar ya da geçersiz imza değerleri e-Defterde ise durum görece biraz daha kolaydır. Zira e-Defter
vs.). GİB’in e-Fatura sistemi ile iletilmiş e-Faturalarda ise bu dosyaları aylık oluşturuluyor ve her ay berat dosyalara GİB’e
tür sorunlar çok nadir oluyor. Zaten bu tür kontroller GİB’in gönderilmeden hemen önce gerekli kontrollerin yapılabilmesi
sistemleri tarafından yapılıyor. Faturayı düzenleyen taraflar için yeteri kadar vakit bulunuyor. Böylelikle basit bazı kontroller
bazen bu hataları fark etmiyor/edemiyor. Alıcı da kendisine yapılabilir.
geleceğini bildiği e-Faturanın doğru olduğunu düşündüğü XML
halini e-Posta ile satıcıdan istiyor. Her iki taraf da e-Fatura Eğer şimdiye kadar böyle bir işlem yapılmadıysa geriye yönelik
dosyasının yapısal hatalarının farkında olmayınca yasal olarak tüm e-Defter ve e-Fatura dosyalarının doğrulanmasına yönelik
geçerliliği olmayan e-Fatura dosyası ile kayıt işlemlerini kontroller yapılarak/yaptırılarak başlanabilir.
tamamlıyor. Bu tür faturalar denetim sırasında kolayca fark
ediliyor ve sorun yaratıyor. • İçeriklerin kontrol edilmesi

• e-Defter ve berat dosyalarındaki format ve imza sorunları e-Fatura dosyalarının içerik kontrolleri biraz daha özellikli bir
konu olarak ele alınıyor. Sektöre ya da firmaya göre e-Fatura
e-Defterdeki durumun e-Faturaya göre daha sıkıntılı olduğunu içerisindeki bilgiler, hesaplamalar çeşitlenebiliyor. İskonto, mal
belirtmekte fayda var. Zira e-Fatura dosyaları GİB’in sistemleri fazlası, ek maliyet, istisna kodları, ihracat vs. gibi faktörler tüm
üzerinden iletildiği için belirli kontrollerden geçiyor ancak faturaların içeriğini kontrol edebilecek genel geçer bir sistem
e-Defterde GİB’e sadece berat dosyaları yükleniyor, e-Defter oluşturulmasını engelliyor ya da limitli kalmasına sebep oluyor.
dosyaları değil. e-Defterdeki sorunlar ancak firmanın bilinçli Dolayısıyla tam anlamda bir içerik kontrolü için her firmaya özel
bir şekilde bu dosyaları kontrol ettirmesiyle ya da denetimler kuralların belirlenmesi gerekiyor.
sırasında fark ediliyor. e-Defterdeki teknik sorunlar bazen
yazılımdaki hatalardan, bazen versiyon değişikliğinden, bazen Aynı durum e-Defter dosyaları için de geçerlidir. Birçok firmanın
firmanın sistemlerindeki güncellemelerden bazen de kullanıcı e-Defterden sorumlu birimleri e-Defterden oluşturdukları mizan
kaynaklı sebeplerden olabiliyor. Ya da özellikle ortak muhasebe ile muhasebe yazılımlarından aldıkları mizanı karşılaştırmak
bölümü olan grup şirketlerde kullanıcılar e-Defter dosyalarını gibi temel bazı kontrolleri yapıyor ancak daha ileri gidemiyorlar.
yanlış firmanın mali mührü ile imzalayabiliyor. Bazen bu temel kontrollerde bile gözden kaçan hatalar
olabiliyor.
• e-Defter ve berat dosyaları arasındaki uyumsuzluk
Bunların yanı sıra her firmanın farklı muhasebe düzeni, iş yapış
e-Defter, berat ve GİB onaylı berat dosyalarının birbirleri şekli vardır. Bunlar departman ya da şube bazlı muhasebe tutup
arasında uyumlu ve tutarlı olması gerekiyor. Örneğin e-Defter bu kayıtları e-Defterde birleştirenler, şubeli defter tutanlar,
dosyasındaki imza değerinin berat dosyasında, berat özellikle yabancı firmalarda yurt dışı kaynaklı sistemlerin ya da
dosyasındaki imza değerinin GİB onaylı berat dosyasında yer yazar kasa gibi otomasyonların attığı toplu kayıtlar, tedarikçi
alması ya da eğer e-Defter parçalı olarak oluşturuluyorsa ya da müşterilerle kurulan entegrasyonlardan gelen kayıtlar,
e-Defter ve berat dosyalarının sayısı ve sıra takibinin doğru lokalizasyonu yeterli seviyede olmayan yabancı kaynaklı
olması gerekiyor. Bu ve buna benzer birden fazla mekanizma yazılımlar vs. olarak sıralanabilir. Bu kayıtların e-Defter
dosyaların birbirleri arasındaki uyumu sağlıyor. Yazılımsal açısından yaratabileceği sorunları yakalamak için bazen fişlerin
sebeplerle ya da kullanıcıların yanlış dosya gruplarını açıklamalarındaki detayları bile incelemek gerekebilir.
yedeklemelerinden dolayı e-Defter ve berat dosyaları arasında
uyumsuzluklar ortaya çıkıyor ve bu uyumsuzluk da genelde İçerik kontrolleri için ise şimdiye kadar böyle bir işlem
denetimlerde fark ediliyor. yapılmaması durumunda geriye yönelik tüm e-Defter ve
e-Fatura dosyalarının içerik kontrolleri yapılarak/yaptırılarak
başlanabilir.

6